כדי להוציא תשלום לספק ולשייך את החשבון של הספק לתשלום, יש לבצע את הפעולות הבאות:
1. תחילה יש לוודא שהחשבון המרכז של הספק, שבגינו מוציאים את התשלום, נמצא בסטטוס “אושר”.
א. במסך הראשי לגשת לתפריט “ניהול משאבים” ולבחור בפקודה “חשבונות מרכזים לאספקה”:
ב. נפתחת חלונית “חתך שורות”. ללחוץ על “נקה הכל” כדי להסיר את כל הקריטריונים של החתך ולאחר מכן לבחור בשדה “ספק” את הספק שרוצים להוציא לו את התשלום, וללחוץ על “ביצוע”:
ג. לאתר את החשבון המרכז שעבורו רוצים להוציא את התשלום. אם החשבון לא נמצא בסטטוס “אושר”, ללחוץ בצד שמאל על הכפתור “עדכון ח-ן מרכז”:
ד. בעמודה “סטטוס הח-ן המרכז” לבחור “אושר” מהרשימה הנפתחת:
ה. ללחוץ על כפתור השמירה “אישור עדכון” ולסגור את החלון:
2. כעת, לאחר שווידאנו שהחשבון של הספק נמצא בסטטוס “אושר”, לגשת לתפריט “בקרת חשבונות” > “תקבולים ותשלומים” > “תשלומים לקבלנים וספקים”:
3. נפתחת החלונית “חתך תשלומים”. ללחוץ על “ביצוע”:
אם מופיעה הודעה לגבי משמעות הסכום להקצאה, ללחוץ על “אישור”:
4. נפתח המסך “תשלומים לקבלנים וספקים”.
ללחוץ בצד שמאל על הכפתור “הוספת תשלום”:
5. נפתחת החלונית “הוספת תשלום”. יש למלא את פרטי התשלום בהתאם להנחיות הבאות:
– בשדה “תשלום ל” לבחור מהרשימה את הספק שהתשלום מיועד אליו.
– בשדה “זהוי תש בהנה”ח” יש להזין את מספר הצ’ק, או מספר אסמכתא לזיהוי התשלום במערכת הנהלת החשבונות.
– בשדה “ת. תשלום בפועל” יש להזין את התאריך שבו מבצעים את התשלום בפועל. אם התשלום הוא בצ’ק, אז תאריך התשלום בפועל הוא תאריך מסירת הצ’ק.
– בשדה “ת. פרעון מתוכנן” יש להזין את תאריך הפרעון המתוכנן שרשום על הצ’ק, ואם זו העברה בנקאית את התאריך שבו בוצעה ההעברה.
– בשדה “ת. פרעון בפועל” – אם התשלום הוא צ’ק וזמן הפרעון שלו עתידי, יש להשאיר את השדה הזה ריק עד אשר ייפרע הצ’ק בפועל. רק במועד הפרעון בפועל של הצ’ק להזין את התאריך שבו נפרע הצ’ק.
– את סכום התשלום כולל מע”מ יש להזין בשדה “תשלום כולל מע”מ”.
הנה כך נראית שורת התשלום לאחר מילוי פרטי התשלום:
6. כעת נשייך לתשלום את החשבון המרכז של הספק (החשבונית שבגינה הוצא התשלום). ללחוץ על הכפתור “שיוך חשבונות”:
7. התוכנה מחפשת את החשבונות המאושרים של הספק שעבורו מוציאים את התשלום, ומקפיצה את כל החשבונות שמצאה. ברשימת החשבונות יש לסמן את החשבון שאותו רוצים לשייך לתשלום, וללחוץ על “בחירה”:
8. תופיע הודעה לגבי מספר החשבונות שסומנו לשיוך לתשלום. לאשר בלחיצה על “כן”:
9. אם סכום התשלום מכסה את סכום החשבון במלואו, סטטוס החשבון יעבור אוטומטית ל”שולם”:
10. וגם במסך “חשבונות מרכזים לאספקה” נראה שהחשבון בסטטוס “שולם”:
11. כדי לעקוב אחר הסכום ששולם לחשבון הספק, יש להיכנס מהמסך הראשי לתפריט “בקרת חשבונות” ולבחור בפקודה “חשבונות קבלני משנה וספקים”:
11. במסך “חשבונות קבלני משנה וספקים” רואים את סכום החשבון, את הסכום ששולם, ואת ההפרש לתשלום. בדוגמה הבאה, כיוון שהחשבון שולם במלואו, ההפרש לתשלום הוא 0:
===============================